一、12個(gè)月前
1、從展覽的規模、時(shí)間、地點(diǎn)、專(zhuān)業(yè)程度、目標市場(chǎng)等各方面，綜合專(zhuān)jia意見(jiàn)選定全年展覽計劃；
2、與展覽主辦單位或代理公司進(jìn)行聯(lián)系取得初步資料；
3、選定場(chǎng)地；
4、了解付款形式，考慮匯率波動(dòng)，決定財務(wù)計劃。
二、9個(gè)月前
1、設計展覽結構；
2、取得展覽管理公司的設計批準；
3、選擇交準備參展產(chǎn)品；
4、與國外潛在客戶(hù)及目標顧客聯(lián)絡(luò )；
5，制作展覽宣傳冊。
三、6個(gè)前
1、以廣告或郵件等進(jìn)行推廣活動(dòng)；
2、確定旅行計劃；
3、支付展場(chǎng)及其他所需服務(wù)的預行付款；
4、復查公司的參展說(shuō)明書(shū)、傳單、新聞稿等，并準備必要的翻譯；
5、安排展覽期間翻譯員；
6、向服務(wù)承包商及展覽組織單位定購廣告促銷(xiāo)。
四、3個(gè)月前
1、繼續追蹤產(chǎn)品推廣活動(dòng)；
2、zui后確實(shí)參展樣品，并準備大量代表本公司產(chǎn)品品質(zhì)及特色的樣品，貼上公司標簽，贈送索取樣品的客商；
3、將展位結構設計做zui后的決定；
4、計劃訪(fǎng)客回應處理程序；
5、訓練參展員工；
6、排定展覽期間的約談；
7、安排展覽現場(chǎng)或場(chǎng)外的招待會(huì )；
8、購買(mǎi)外匯。
五、四天前
1、將運貨文件、展覽說(shuō)明書(shū)等額外影印本放人公事包；
2、搭乘飛機zhi目的地。
六、三天前
1、抵達，飯店登記
2、視察展覽廳及場(chǎng)地；
3、咨詢(xún)運輸商，確定所有運送物品的抵達；
4、指示運輸承包商將物品運送zhi會(huì )場(chǎng)；
5、聯(lián)絡(luò )所有現場(chǎng)服務(wù)承包商，確定一般準備就緒；
6、與展覽組織代表聯(lián)絡(luò )，告知通訊方法；
7、訪(fǎng)問(wèn)當地顧客。
七、兩天前
1、確定所有物品運送完成；
2、查看所訂設備及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、將所有活動(dòng)節目做zui后的決定。
八、一天前
1、將攤位架構、設備及用品做zui后的檢查；
2、將促銷(xiāo)用品發(fā)送直接分配中心；
3、與公司參展員工、翻譯員等進(jìn)行展覽前zui后簡(jiǎn)報。
九、展覽期間
1、盡早到會(huì )場(chǎng)；
2、于展覽第yi天即將新聞稿送到會(huì )場(chǎng)的記者通訊廳；
3、實(shí)地觀(guān)察后盡早預約明年場(chǎng)地；
4、詳細記錄每個(gè)到訪(fǎng)客戶(hù)的情況及要球，勿憑事后記憶；
5、對于沒(méi)有把握的產(chǎn)品需求，不要當場(chǎng)允諾，及時(shí)回報總部作出合理答復，一旦應承，必須按質(zhì)按期完成，以取得客戶(hù)合作信心；
6、每日與員工進(jìn)行簡(jiǎn)報；
7、每天將潛在商機及顧客資料送加公司，即時(shí)處理及回應。
十、展覽結束
1、監督攤位拆除；
2、處理商機；
3、寄出謝卡。